Cestovní náhrady 2023: Co se mění a na co nezapomenout?

Co jsou cestovní náhrady?

Cestovní náhrady jsou platby od zaměstnavatele, které kompenzují výdaje vzniklé při pracovní cestě. Pracovní cestou se rozumí cesta mimo obvyklé pracoviště, na příkaz nadřízeného a za účelem plnění pracovních úkolů. V roce 2023 se na cestovní náhrady vztahují aktuální sazby a limity. Mezi nejčastější náhrady patří stravné, výdaje za ubytování a dopravu. Zaměstnanec může uplatnit i další výdaje, například parkovné, silniční poplatky nebo nutné telefonní hovory. Pro uznání těchto výdajů je potřeba doložit jejich existenci a pracovní návaznost. Informace o cestovních náhradách v roce 2023, včetně aktuálních sazeb a limitů, naleznete na webových stránkách Ministerstva práce a sociálních věcí ČR.

Základní sazby cestovních náhrad 2023

V roce 2023 dochází k úpravě základních sazeb cestovních náhrad. Pro zaměstnance vyjíždějící na pracovní cesty se mění výše stravného i výše náhrad za používání silničního motorového vozidla. Zaměstnavatelé by si měli dát pozor na tyto změny, aby při proplácení cestovních náhrad postupovali správně. Základní sazba stravného se v roce 2023 odvíjí od délky pracovní cesty. U cesty trvající 5 až 12 hodin činí stravné 121 Kč, u cesty v trvání 12 až 18 hodin pak 196 Kč. Za každý den pracovní cesty delší 18 hodin pak zaměstnanci náleží stravné ve výši 332 Kč. Kromě stravného mají zaměstnanci nárok také na náhradu výdajů za ubytování. Výše této náhrady se liší dle místa výkonu práce. Zaměstnanci dále náleží náhrada za používání vlastního vozidla pro služební účely. V roce 2023 činí základní sazba za 1 kilometr jízdy 5,10 Kč. Tato sazba se uplatní u vozidel do objemu motoru 1200 cm3 včetně. U vozidel s objemem motoru nad 1200 cm3 se pak uplatní základní sazba ve výši 6,10 Kč za 1 kilometr jízdy. Je důležité si uvědomit, že se jedná o základní sazby. Zaměstnavatelé tak mohou svým zaměstnancům proplácet cestovní náhrady i ve vyšší – pro zaměstnance samozřejmě výhodnější – míře.

Stravné 2023: Základní limity

Při cestování v rámci pracovních povinností máte nárok na proplacení stravného. Výše stravného se liší v závislosti na délce pracovní cesty. Pro rok 2023 platí tyto základní limity stravného:

Pro pracovní cestu v trvání 5 až 12 hodin náleží zaměstnanci stravné ve výši 121 až 242 Kč. Konkrétní částka se odvíjí od skutečné délky pracovní cesty. Pokud pracovní cesta trvá 12 až 18 hodin, náleží zaměstnanci stravné ve výši 242 až 339 Kč. Pro nejdelší pracovní cesty, které trvají déle než 18 hodin, je stravné stanoveno v rozmezí 339 až 436 Kč.

Je důležité si uvědomit, že tyto limity jsou pouze orientační. Zaměstnavatel může ve své vnitřní směrnici nebo kolektivní smlouvě stanovit i vyšší limity pro stravné.

Výše stravného v roce 2023

S účinností od 1. ledna 2023 došlo k úpravě částek u stravného, které zaměstnancům náleží při pracovních cestách. Tyto částky se liší v závislosti na délce pracovní cesty. Pro cesty trvající 5 až 12 hodin činí základní sazba stravného 121 Kč. Pokud pracovní cesta trvá 12 až 18 hodin, náleží zaměstnanci stravné ve výši 182 Kč. U nejdelších pracovních cest, které trvají déle než 18 hodin, je stravné stanoveno na 262 Kč. Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci stravné v dané výši, pokud mu nebylo v průběhu pracovní cesty stravování zajištěno. V opačném případě mu náleží pouze poměrná část stravného. Je důležité si uvědomit, že výše stravného se může lišit v závislosti na kolektivní smlouvě nebo vnitřním předpisu dané společnosti. Proto je vždy vhodné si ověřit aktuální informace u svého zaměstnavatele.

Kdy náleží stravné?

Nářadí a materiál s sebou na služební cestu? Jasně, ale co teprv oběd? Nebo večeře? Naštěstí i na to myslí zákoník práce, konkrétně v otázce stravného.

To vám náleží, pokud vaše pracovní cesta trvá déle než 12 hodin.

Výše stravného se liší v závislosti na délce pracovní cesty a v roce 2023 se pohybuje od 121 Kč do 242 Kč.

Zaměstnavatel vám ale může proplatit i stravné ve vyšší hodnotě, než je zákonné minimum.

Důležité je také vědět, že pokud vám zaměstnavatel zajistí bezplatné stravování, nárok na stravné vám nevzniká.

To se týká například situace, kdy máte během služební cesty zajištěný oběd v hotelu.

V takovém případě vám nevzniká nárok na stravné za dané jídlo.

Informace o cestovních náhradách, včetně stravného, se můžou v čase měnit, proto je vždy dobré si ověřit aktuální znění zákoníku práce.

Nebo se obraťte na svého mzdového účetního, který vám s cestovními náhradami rád poradí.

Cestovní náhrady v roce 2023 jsou jako chameleon - mění se podle prostředí, ve kterém se pohybujete.

Bořivoj Král

Náhrady za pohonné hmoty 2023

V roce 2023 se zaměstnanci mohou těšit na aktualizované sazby u cestovních náhrad, včetně těch za pohonné hmoty. Tyto náhrady kompenzují zaměstnancům náklady spojené s využitím vlastního vozidla pro služební cesty. Výše náhrad za pohonné hmoty se odvíjí od typu vozidla a ceny paliva stanovené Ministerstvem práce a sociálních věcí. Aktuální sazby pro rok 2023 a další informace o cestovních náhradách jsou dostupné na webových stránkách Ministerstva financí. Zaměstnanci by si měli ověřit u svého zaměstnavatele, zda uplatňuje základní sazby, nebo zda využívá možnosti zvýšení o 100 %, případně zda používá vlastní systém výpočtu cestovních náhrad. Důležité je pamatovat, že náhrady za pohonné hmoty jsou osvobozeny od daně z příjmů fyzických osob a odvodů na sociální a zdravotní pojištění, a to až do výše zákonem stanovených limitů. Pro správné uplatnění náhrad je nutné vést evidenci o služebních cestách, a to včetně data cesty, účelu cesty a ujetých kilometrů.

Výše náhrad za pohonné hmoty

Výše náhrad za pohonné hmoty se v roce 2023 řídí vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí. Zaměstnanci, kteří používají pro služební cesty vlastní vozidlo, mají nárok na náhradu za pohonné hmoty. Ta se počítá na základě skutečně projetých kilometrů a sazby za jeden kilometr jízdy. Sazba za kilometr se liší podle typu vozidla a jeho zdvihového objemu motoru. Aktuální sazby pro rok 2023 jsou k dispozici na webových stránkách Ministerstva práce a sociálních věcí. Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout i náhradu ve výši prokazatelně vynaložených nákladů na pohonné hmoty. V takovém případě musí zaměstnanec předložit doklad o nákupu pohonných hmot s uvedením jejich množství a ceny. Důležité je zmínit, že náhrady za pohonné hmoty jsou osvobozeny od daně z příjmů fyzických osob a odvodů na sociální a zdravotní pojištění do zákonem stanovené výše. Zaměstnanci by se proto měli seznámit s aktuálními podmínkami pro poskytování cestovních náhrad, aby mohli náhrady za pohonné hmoty uplatnit v plné výši.

Náhrada	2022	2023
Stravený čas - tuzemsko (za hodinu)	102 Kč	108 Kč
Stravený čas - zahraničí (za den)	43 - 54 EUR	45 - 57 EUR

Doklady pro uplatnění cestovních náhrad

Pro úspěšné uplatnění cestovních náhrad v roce 2023 je nezbytné zaměstnavateli předložit patřičné doklady. Mezi základní doklady patří cestovní příkaz, který musí obsahovat důležité informace o vaší služební cestě, jako je jméno a příjmení, cílová destinace, účel cesty, datum a čas zahájení a ukončení cesty. Dále je nutné doložit výdaje, které vám během cesty vznikly. Prokazujte je originálními doklady, jako jsou účtenky za ubytování, jízdenky na MHD, parkovací lístky nebo stravenky. Uchovávejte si je pečlivě, jelikož slouží jako důkaz o vašich výdajích. V případě, že jste využili vlastní vozidlo, nezapomeňte doložit počet ujetých kilometrů a doložit to například výpisem z elektronické knihy jízd.

Elektronické doklady a cestovní náhrady

V dnešní době digitalizace hrají elektronické doklady stále důležitější roli, a to i v oblasti cestovních náhrad. Pro rok 2023 je znalost elektronických dokladů v rámci cestovních náhrad klíčová. Co se týče informací o cestovních náhradách v roce 2023, je důležité si uvědomit, že se mohou lišit v závislosti na zaměstnavateli a kolektivní smlouvě. Vždy je proto nutné ověřit si aktuální informace u vašeho zaměstnavatele nebo v příslušné kolektivní smlouvě. Mezi nejdůležitější informace patří výše stravného, výše kapesného a podmínky pro jejich uplatnění. Dále je důležité znát pravidla pro uplatnění výdajů na ubytování, dopravu a další související výdaje. Pro správné vyúčtování cestovních náhrad je nezbytné vést evidenci o všech výdajích a doložit je relevantními doklady. Elektronické doklady, jako jsou elektronické letenky, jízdenky nebo faktury, jsou v tomto ohledu velkým pomocníkem. Je však důležité si ověřit, zda váš zaměstnavatel akceptuje elektronické doklady a jaké jsou podmínky pro jejich předložení.

Časté dotazy k cestovním náhradám

V roce 2023 se cestovní náhrady řídí novými pravidly. Máte otázky ohledně cestovních náhrad v roce 2023? Nejste sami. Připravili jsme pro vás odpovědi na nejčastější otázky. Změnily se sazby pro stravné a tuzemské cestovní náhrady? Ano, od 1. ledna 2023 platí aktualizované sazby. Kompletní informace o výši stravného a tuzemských cestovních náhrad v roce 2023 najdete na stránkách Ministerstva práce a sociálních věcí.