Vytýkací dopis v práci: Kdy ho dát a jak ho napsat?

Co je to vytýkací dopis?

V případě, že zaměstnanec poruší pracovní povinnosti, je na místě, aby mu zaměstnavatel zaslal písemné upozornění. Tímto upozorněním je tzv. výtýkací dopis, který slouží jako důležitý důkazní prostředek pro případné budoucí spory. Zákoník práce sice výslovně nezmiňuje pojem "výtýkací dopis", ale upravuje možnost dát zaměstnanci písemné upozornění na porušování pracovních povinností. Toto upozornění by mělo obsahovat popis konkrétního porušení pracovních povinností, datum a čas, kdy k porušení došlo, a případně i jména svědků. Důležité je také uvést, jakých důsledků se zaměstnanec vystavuje, pokud v porušování pracovních povinností bude pokračovat. V krajním případě může jít až o rozvázání pracovního poměru. Vytýkací dopis by měl být vždy sepsán věcně a bez emocí, s důrazem na fakta a srozumitelnost. Zaměstnanec by měl mít možnost se k obsahu dopisu vyjádřit a případně i písemně doložit svá tvrzení.

Kdy je vhodné ho použít?

Vytýkací dopis, ač se ho někteří zaměstnanci bojí jako čert kříže, je ve skutečnosti nástrojem, který má vést k nápravě. Není to trest, ale spíše upozornění, že se něco děje špatně a je potřeba s tím něco dělat. Zákoník práce sice pojem "v\ytýkací dopis" nezná, ale upravuje možnost dát zaměstnanci výtku za nesplnění pracovních povinností. Důležité je, aby byl dopis věcný, konkrétní a srozumitelný. Měl by přesně popisovat, co se stalo, kdy se to stalo a jakým způsobem to porušuje pracovní smlouvu nebo pracovní řád. Zároveň by měl obsahovat výzvu k nápravě a upozornění na možné důsledky, pokud k nápravě nedojde. Vytýkací dopis se hodí v případech jako jsou opakované pozdní příchody, nedodržování pracovních postupů, nebo nevhodné chování na pracovišti. Naopak se nehodí pro řešení banálních a jednorázových prohřešků, na ty by mělo stačit ústní upozornění.

Náležitosti dle zákoníku práce

Zákoník práce nestanovuje přesnou formu ani název pro vytýkací dopis. Nicméně z jeho ustanovení vyplývají určité náležitosti, které by takový dokument měl splňovat, aby mohl být v případném pracovněprávním sporu relevantním důkazem. Důležité je, aby byl písemný a obsahoval jednoznačnou identifikaci zaměstnance i zaměstnavatele. Dále by měl popisovat konkrétní jednání, které je považováno za porušení pracovních povinností. Tento popis musí být srozumitelný, faktický a doložený důkazy. Nestačí obecné konstatování o špatné práci. Zaměstnavatel by měl uvést datum a čas, kdy k porušení povinnosti došlo, případně uvést svědky. Vytýkací dopis by měl obsahovat i jasné poučení o právních důsledcích, které plynou z porušení pracovních povinností. Může jít o upozornění na možnost výpovědi z pracovního poměru, případně o uložení jiné sankce.

Obsah a struktura dopisu

Vytýkací dopis i dopis upozorňující na porušení pracovního zákona musí obsahovat jasné a konkrétní informace. V první řadě je nutné uvést, čeho se dopis týká, a popsat porušení pracovních povinností, ke kterému došlo. Důležité je uvést datum, čas a místo události. Dále je nutné popsat, v čem spočívá porušení pracovních povinností a jaký předpis byl porušen. Vhodné je uvést i případné svědky dané události. Zaměstnavatel by měl v dopise uvést, jaké důsledky bude mít pro zaměstnance dané porušení pracovních povinností. Může se jednat o udělení napomenutí, výpovědi, nebo i o okamžité zrušení pracovního poměru. Důležité je, aby byl dopis srozumitelný, věcný a aby neobsahoval žádné urážlivé výroky.

Doručení a prokázání doručení

V případě zasílání vytýkacího dopisu dle zákoníku práce, ať už se jedná o dopis upozorňující na porušení pracovního zákona nebo jiný typ písemnosti, je klíčové správné doručení a prokázání tohoto doručení. Zákoník práce nestanoví jednoznačně způsob doručování, proto je vhodné zvolit takový způsob, který umožňuje prokázání doručení. Doporučeným způsobem je doručení do vlastních rukou prostřednictvím České pošty s dodejkou. Tímto způsobem má zaměstnavatel jednoznačný důkaz o tom, že se písemnost dostala k zaměstnanci. V případě, že zaměstnanec odmítne zásilku převzít, považuje se písemnost za doručenou. Další možností je doručení prostřednictvím datové schránky, pokud ji zaměstnanec má zřízenou. V takém případě je doručení automaticky považováno za uskutečněné. Důležité je uchovávat si veškeré doklady o doručení, ať už se jedná o podací lístek, doručenku nebo výpis z datové schránky. Tyto doklady slouží jako důkaz v případě sporu se zaměstnancem.

Vlastnost	Vytýkací dopis
Právní opora	Zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb.)
Forma	Písemná
Doručení	Prokazatelným způsobem (doporučeně, osobně s podpisem)
Lhůta pro doručení	Zpravidla 2 měsíce od zjištění porušení povinnosti

Reakce na vytýkací dopis

V případě, že jste obdrželi vytýkací dopis od zaměstnavatele, je důležité zachovat klid a zvážit další postup. Podle zákoníku práce má zaměstnanec právo se k obsahu vytýkacího dopisu vyjádřit. Toto vyjádření by mělo být písemné a mělo by být doručeno zaměstnavateli do 5 pracovních dnů od doručení vytýkacího dopisu. V písemném vyjádření byste měli uvést, zda s obsahem vytýkacího dopisu souhlasíte či nikoliv. Pokud s obsahem nesouhlasíte, je nutné uvést důvody nesouhlasu a doložit je relevantními důkazy. Důkazy mohou být například svědecké výpovědi, písemné dokumenty, fotografie či jiné relevantní materiály. Je důležité si uvědomit, že vytýkací dopis je závažný dokument, který může mít vliv na vaše další působení u zaměstnavatele. Proto je nezbytné k celé záležitosti přistupovat zodpovědně a v případě potřeby se obrátit na odborníka, například na právníka specializujícího se na pracovní právo.

Vytýkací dopis dle zákoníku práce není jen formální dokument. Je to především nástroj komunikace, který by měl vést k nápravě a k ochraně práv obou stran pracovního poměru.

Radomír Kovář

Možné důsledky pro zaměstnance

V případě, že zaměstnanec obdrží výtýkací dopis v souladu se zákoníkem práce nebo dopis upozorňující na porušení pracovního zákona, může to mít pro něj různé důsledky. Zaměstnavatel může po předchozím písemném upozornění na možnost výpovědi ukončit pracovní poměr, pokud zaměstnanec hrubě poruší pracovní kázeň. Hrubým porušením se rozumí například závažné či opakované porušování pracovní doby, pracovní neschopnost v důsledku opilosti, zneužívání alkoholu na pracovišti, krádež majetku zaměstnavatele, úmyslné poškození majetku zaměstnavatele a další jednání, která jsou v rozporu s dobrými mravy. Výtýkací dopis či dopis upozorňující na porušení pracovního zákona tak může být prvním krokem k případnému rozvázání pracovního poměru. Kromě toho může mít takový dopis vliv i na další aspekty pracovního života zaměstnance, například na jeho hodnocení, možnost povýšení či přidělení benefitů.

Tipy pro sepsání dopisu

Při sepisování vytýkacího dopisu nebo dopisu upozorňujícího na porušení pracovního zákona je důležité dodržovat určitá pravidla a postupy. Pamatujte, že cílem dopisu není zaměstnance trestat, ale upozornit ho na nevhodné chování a předejít tak dalším problémům. Vždy se snažte o věcný a objektivní tón a vyhněte se emotivním výlevům. Důležité je uvést konkrétní datum a čas události, které se dopis týká, a podrobně popsat, co se stalo. Nezapomeňte uvést jména svědků, pokud jsou k dispozici. Dále je nutné uvést, v čem spočívá porušení pracovních povinností nebo zákoníku práce. V závěru dopisu jasně uveďte, co se od zaměstnance očekává a jaké kroky budou následovat, pokud se situace nebude zlepšovat. Důležité je také uvést, že se zaměstnanec může k obsahu dopisu vyjádřit.

Vzor vytýkacího dopisu

Vzor vytýkacího dopisu v Česku se liší podle závažnosti situace. Obecně ale platí, že musí obsahovat jasné a srozumitelné informace o tom, co se stalo, kdy se to stalo a jaký to mělo dopad. Důležité je uvést konkrétní příklady a důkazy.

Vytýkací dopis musí být vždy v souladu se zákoníkem práce. Zaměstnavatel v něm nesmí používat urážlivé nebo ponižující formulace.

Důležitou součástí je i poučení o možnosti se k záležitosti vyjádřit a o následcích, které může mít opakované porušování pracovních povinností. Vždy je vhodné nechat si vytýkací dopis zkontrolovat právníkem, aby byl v souladu se zákoníkem práce a chránil vaše zájmy.

Nejčastější chyby

Při sepisování vytýkacího dopisu nebo dopisu upozorňujícího na porušení pracovního zákona se často dělají chyby, které pak mohou zneplatnit celý proces. Mezi nejčastější patří nedostatečná specifikace. Dopis musí jasně a srozumitelně popsat, jaké konkrétní jednání je zaměstnanci vytýkáno. Nestačí obecné konstatování, že zaměstnanec neplní své povinnosti. Důležité je uvést datum, čas a místo, kde k porušení došlo, a popsat, v čem spočívá. Další častou chybou je chybějící poučení o možnosti se vyjádřit. Zaměstnanec má právo se k obsahu dopisu vyjádřit a případně se bránit. Dopis by ho proto měl o této možnosti informovat a uvést lhůtu pro vyjádření. V opačném případě by mohl být považován za neplatný. A v neposlední řadě je třeba dbát na dodržení zákonných lhůt. Vytýkací dopis musí být doručen do 2 měsíců ode dne, kdy se zaměstnavatel o porušení pracovních povinností dozvěděl. Pokud by lhůta nebyla dodržena, ztratil by zaměstnavatel právo dát zaměstnanci výpověď z důvodu porušení pracovních povinností.

Kdy je lepší konzultace s právníkem?

V některých případech je vhodné zvážit konzultaci s právníkem ještě předtím, než se rozhodnete na výtčný dopis reagovat. Zejména pokud si nejste jisti jeho obsahem, máte pochybnosti o jeho oprávněnosti nebo se s ním neztotožňujete. Právník vám pomůže s analýzou dopisu z hlediska zákoníku práce a posoudí, zda je v souladu s platnou legislativou. Může vám také poradit, jaká máte práva a povinnosti a jak nejlépe postupovat. Konzultace s právníkem je obzvláště důležitá v případě, že vám hrozí závažnější důsledky, jako je například výpověď z pracovního poměru. Právník vám pomůže s formulací odpovědi na výtčný dopis a bude vás zastupovat v případném dalším řízení.